Desde o ultimo dia 25 de julho os setores e unidades locais da Agência Estadual de Defesa Sanitária Animal e Vegetal (Iagro) em todo o Estado tem disponível um sistema batizado de TEMPDOC, que facilita e agiliza o preenchimento dos formulários para automação da gestão documental.

 

Com intuito de tornar mais eficiente os procedimentos de eliminação e manutenção dos documentos de guarda permanente, o sistema foi elaborado a partir da necessidade percebida pela Comissão Setorial de Avaliação de Documentos, coordenada por Marina Alves Rodrigues Bacha com colaboração direta de Wagner Silveira Vieira.

 

Instituída desde 2012, segundo Marina, essa comissão teve a finalidade de analisar a massa documental produzida na IAGRO, aplicar códigos identificadores aos tipos de documentos existentes e auxiliar na gestão do ciclo existencial dos mesmos, desde a sua produção até o cumprimento de sua finalidade nas fases de tramitação, uso, avaliação e aprovisionamento em arquivo corrente ou intermediário, para posterior eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

 

No decorrer dos trabalhos de levantamento da massa documental da IAGRO e desenvolvimento da Tabela de Temporalidade Atividade-fim a Comissão constatou a necessidade de automação da gestão documental e com apoio da Diretoria e colaboração de servidores do quadro da IAGRO, chegou-se a esse sistema.

 

A apresentação do sistema aconteceu no dia 24 de julho, no auditório da Iagro, e reuniu servidores de todo Estado. Para o Diretor-Presidente, Luciano Chiochetta, que acompanhou toda apresentação, o sistema vem para facilitar o arquivamento e dar celeridade as buscas, quando necessárias.

 

Segundo ele, o programa é fruto do trabalho de um grupo de servidores que não mediu esforços e merecem reconhecimento. “Só temos a agradecer a todos pelo empenho. Com certeza esse sistema trará muito benefícios”, completou.